Zagraniczny kontrahent nie płaci faktury mimo upływu terminu? Przede wszystkim nie warto odkładać działań na później. Im wcześniej wierzyciel rozpocznie odzyskiwanie należności, tym szybciej może ustalić sytuację dłużnika. Ponadto należy sprawdzić dokumentację oraz warunki zawartej umowy.
Windykacja zagraniczna może przebiegać inaczej niż odzyskiwanie należności w Polsce. Znaczenie ma bowiem kraj siedziby dłużnika, prawo właściwe dla umowy oraz miejsce prowadzenia ewentualnego postępowania. Dlatego najpierw warto dokładnie przeanalizować sprawę.
1. Sprawdź dokumenty dotyczące należności
Pierwszym krokiem jest zebranie dokumentów potwierdzających istnienie długu. Dzięki temu można ocenić podstawę roszczenia oraz przygotować dalsze działania.
Warto zgromadzić między innymi:
- faktury,
- umowy,
- zamówienia,
- potwierdzenia dostawy,
- potwierdzenia wykonania usług,
- korespondencję z kontrahentem,
- wcześniejsze wezwania do zapłaty,
- dokumenty potwierdzające uznanie długu.
Ponadto należy sprawdzić termin wymagalności należności. Jeśli sprawa trwa już od dłuższego czasu, warto również zweryfikować kwestię przedawnienia.
2. Skontaktuj się z zagranicznym kontrahentem
Najpierw warto ustalić przyczynę braku płatności. Opóźnienie nie zawsze oznacza bowiem, że kontrahent całkowicie odmawia zapłaty.
Przyczyną mogą być problemy finansowe, spór dotyczący wykonanej usługi albo kwestie administracyjne. Dlatego kontakt z dłużnikiem pozwala lepiej ocenić sytuację.
Jeśli kontrahent potwierdza zobowiązanie, można ustalić konkretny termin płatności. Natomiast w przypadku problemów finansowych warto rozważyć negocjacje dotyczące spłaty.
3. Wyślij wezwanie do zapłaty
Jeżeli kontakt z kontrahentem nie przynosi rezultatu, kolejnym krokiem może być formalne wezwanie do zapłaty.
Dokument powinien wskazywać między innymi:
- dane wierzyciela i dłużnika,
- podstawę powstania zobowiązania,
- wysokość należności,
- numer faktury lub umowy,
- termin zapłaty,
- numer rachunku bankowego.
Ponadto warto poinformować kontrahenta o możliwych dalszych działaniach. Informacje te powinny jednak odpowiadać rzeczywistym możliwościom prawnym wierzyciela.
4. Rozważ negocjacje lub ugodę
Nie każda sprawa musi od razu trafić do sądu. Jeśli zagraniczny kontrahent deklaruje chęć uregulowania zobowiązania, można rozważyć zawarcie ugody.
Dłużnik może na przykład spłacić należność w kilku ratach. Jednak warunki porozumienia powinny odpowiednio zabezpieczać interes wierzyciela.
Ponadto wszystkie ustalenia warto sporządzić w formie pisemnej. Dzięki temu łatwiej wykazać ich treść, jeśli kontrahent nie dotrzyma warunków porozumienia.
5. Sprawdź sytuację zagranicznego dłużnika
Brak zapłaty może być pierwszym sygnałem poważniejszych problemów finansowych kontrahenta. Dlatego warto sprawdzić jego aktualną sytuację.
W zależności od państwa można zweryfikować między innymi dane rejestrowe przedsiębiorstwa. Ponadto warto ustalić, czy wobec firmy nie rozpoczęto postępowania restrukturyzacyjnego albo upadłościowego.
Jeśli problemy dotyczą wielu wierzycieli, szybkie podjęcie działań może mieć szczególne znaczenie.
6. Kiedy rozpocząć windykację zagraniczną?
Jeśli kolejne wezwania nie przynoszą rezultatu, warto rozważyć przekazanie sprawy do profesjonalnej windykacji. Nie trzeba przy tym czekać przez wiele miesięcy.
Najpierw analizowana jest dokumentacja oraz sytuacja dłużnika. Następnie można podjąć próbę polubownego odzyskania pieniędzy. Jeśli jednak działania te okażą się nieskuteczne, możliwe jest rozważenie postępowania sądowego.
Kancelaria Fonsuris prowadzi windykację zagraniczną w wielu państwach UE. W serwisie znajdują się również osobne podstrony dla poszczególnych krajów, między innymi Niemiec, Holandii, Czech, Francji, Austrii, Włoch i Hiszpanii.
7. Postępowanie sądowe przeciwko zagranicznemu kontrahentowi
Jeśli polubowne odzyskanie pieniędzy nie jest możliwe, kolejnym etapem może być postępowanie sądowe.
Najpierw należy jednak ustalić właściwy sąd. Znaczenie mogą mieć zapisy umowy, siedziby stron oraz charakter zobowiązania.
Ponadto w sprawach prowadzonych na terenie Unii Europejskiej istnieją procedury przeznaczone dla roszczeń transgranicznych. Dlatego przed złożeniem pozwu warto sprawdzić, która procedura będzie odpowiednia dla konkretnej należności.
8. Czym jest Europejski Nakaz Zapłaty?
Europejski Nakaz Zapłaty (ENZ) służy dochodzeniu określonych roszczeń pieniężnych w transgranicznych sprawach cywilnych i handlowych na terenie UE.
Procedura wykorzystuje standardowe formularze. Jeśli pozwany nie wniesie sprzeciwu w przewidzianym terminie, nakaz staje się wykonalny. Następnie może być wykonany w innym państwie członkowskim bez potrzeby uzyskiwania dodatkowego stwierdzenia wykonalności.
Dlatego ENZ może być przydatnym rozwiązaniem w przypadku części bezspornych należności zagranicznych.
9. Europejski Tytuł Egzekucyjny – ETE
Europejski Tytuł Egzekucyjny (ETE) dotyczy bezspornych roszczeń w sprawach cywilnych i handlowych. Pozwala na wykonanie odpowiednio zaświadczonego orzeczenia w innym państwie UE bez przeprowadzania dodatkowego postępowania o uznanie.
Nie każde orzeczenie może jednak otrzymać takie zaświadczenie. Dlatego możliwość zastosowania ETE należy ocenić w odniesieniu do konkretnej sprawy.
10. Czy można zabezpieczyć rachunek zagranicznego dłużnika?
W określonych sprawach transgranicznych na terenie UE istnieje również Europejski Nakaz Zabezpieczenia na Rachunku Bankowym.
Mechanizm ten może umożliwić zabezpieczenie środków znajdujących się na rachunku dłużnika w innym państwie członkowskim. Jego zastosowanie wymaga jednak spełnienia określonych warunków.
Dlatego nie należy traktować go jako automatycznej możliwości zablokowania konta każdego zagranicznego dłużnika.
11. Egzekucja należności za granicą
Uzyskanie korzystnego orzeczenia nie zawsze kończy sprawę. Jeśli dłużnik nadal nie płaci, konieczne może być rozpoczęcie egzekucji w państwie, w którym posiada majątek.
Sposób postępowania zależy od kraju oraz rodzaju posiadanego tytułu. Ponadto egzekucja jest prowadzona zgodnie z procedurami obowiązującymi w państwie wykonania.
W rezultacie warto już wcześniej ustalić, gdzie dłużnik prowadzi działalność oraz gdzie może znajdować się jego majątek.
Jak uniknąć problemów z zagranicznym kontrahentem?
Ryzyka braku płatności nie można całkowicie wyeliminować. Można je jednak ograniczyć jeszcze przed rozpoczęciem współpracy.
Przede wszystkim warto:
- zweryfikować zagranicznego kontrahenta,
- sprawdzić jego dane rejestrowe,
- zawrzeć pisemną umowę,
- jasno określić terminy płatności,
- ustalić prawo właściwe dla umowy,
- odpowiednio określić właściwość sądu,
- dokumentować realizację zamówienia,
- monitorować opóźnienia w płatnościach.
Ponadto przy większych transakcjach warto rozważyć odpowiednie zabezpieczenie płatności.
Zagraniczny kontrahent nie płaci – jak może pomóc Fonsuris?
Jeśli zagraniczny kontrahent nie płaci, kancelaria Fonsuris może przeanalizować dokumentację oraz możliwości odzyskania należności. Najpierw oceniana jest sytuacja wierzyciela i dłużnika. Następnie można dobrać odpowiedni sposób działania.
Fonsuris prowadzi zarówno windykację krajową, jak i zagraniczną. Serwis kancelarii obejmuje podstrony dotyczące windykacji w ponad 20 państwach europejskich.
Warunkiem przygotowania wyceny jest przekazanie wyroku lub pełnej dokumentacji potwierdzającej istnienie roszczenia.
Podsumowanie
Jeśli zagraniczny kontrahent nie płaci, najpierw należy sprawdzić dokumentację i skontaktować się z dłużnikiem. Następnie warto wysłać formalne wezwanie do zapłaty. Jeśli jednak działania polubowne nie przynoszą rezultatu, można rozważyć windykację oraz postępowanie sądowe.
Ponadto w przypadku wierzytelności na terenie UE dostępne są procedury przeznaczone dla spraw transgranicznych. Dlatego odpowiednia strategia zależy od kraju dłużnika, rodzaju wierzytelności oraz zgromadzonych dokumentów.
